Bylaws

I. Establishment

1. The Canadian Council of Professional Psychology Programs is continued as an organization with the bylaws established herein.

2. The Canadian Council of Professional Psychology Programs is continued in the memory of Park O. Davidson, Ph.D.

II. Definitions

1. “Council” refers to the Canadian Council of Professional Psychology Programs.

2. “Member” refers to either a) a university-based doctoral training program in Clinical, Counselling, Neuropsychology, or School Psychology or b) A residency training program in Clinical Psychology, Counselling Psychology, Clinical Neuropsychology, or School Psychology. Membership is granted on a program basis for each degree type for University-based doctoral programs (i.e., PhD, PsyD) rather than on an umbrella departmental or institutional basis. Residency institutions or organizations that offer more than one training program (e.g., Clinical Psychology and Clinical Neuropsychology) must hold a membership for each program housed within the institution.

3. “Representative” refers to one designated person with voting privileges from each Member Program. Each Member Program may have one Representative. This person is often the Director of Clinical Training or Training Director, but is not required to be so; the Director may nominate another person from the Member Program to serve as the program’s Representative. Typically only the Representative of a Member Program participates in CCPPP activities (e.g., discussion forum, surveys, townhall, etc).

4. “Executive” refers to the Executive Council of the Canadian Council of Professional Psychology Programs.

5. “Annual Year” refers to June 1 of one year to May 31 of the next year.

III. Membership

1. Any Canadian university-based doctoral or residency program in Clinical Psychology, Counselling Psychology, Clinical Neuropsychology, and School psychology as defined in Section II 2. may apply for membership in the Council if they meet the institutional eligibility criteria of the Canadian Psychological Association (CPA).  One of our missions is to assist unaccredited programs in moving towards accreditation and therefore all Members should be eligible for CPA accreditation

2. Written applications for membership shall be directed to the President of the Executive. University-based doctoral programs and residency programs who are applying for membership for more than one program as defined in Section II 2 must submit separate applications for each program.

3. The President shall, in consultation with the Executive, accept or reject the application for membership consistent with established policy and procedures.

4. Rejected applications may be appealed at the next Annual General Meeting of Council.

5. Members pay applicable annual dues to the Council.

6. Membership is for a one-year period, renewable on payment of fees in each subsequent year.

7. Members may cancel their membership at any time through written notification to the President of the Executive.

IV. Officers

1. The Executive Council shall consist of: a President, a Past-President, a President Elect, a Secretary, a Treasurer, two Members at Large, and a Student Member. No Member Program can have more than two people on the Executive Council at the same time.

The Executive may appoint an ex-officio liaison member with other organizations as deemed appropriate.

2. Terms Of Office.

1. All presidential offices shall be one year.

2. The Secretary office shall be 3 years.

3. The Treasurer office shall be 3 years.

4. Member at Large offices shall be 2 years, elected on a staggered basis.

5. Student Representative shall be 2 years.

3. Nominations.

1. Nominations for office may be made by any Representative.

2. Nominations shall be made to the President, accompanied by a statement of agreement to allow the name to stand by the candidate.

3. Nominations must be received thirty days prior to the next Annual General Meeting of Council.

4. In the event of there being more than one candidate for the office of President Elect, Secretary, Treasurer, Member at Large or student member, the current Secretary shall obtain election statements for each of the candidates, and shall conduct an election.

5. In the event of there being no nomination for a given office, nominations for that office shall be solicited at the Annual Meeting, and an election shall be conducted by simple majority vote, if necessary.

4. Elections.

1. The Secretary shall circulate to all members the obtained election statements for candidates with an accompanying ballot. Election statements will typically consist of a brief biography and a brief statement of the candidate’s experience related to professional training.

2. Each Member Program has one vote (even if more than one person from a program participates on the discussion board or attends an AGM). The ballot will be sent to the Representative of the Member Program (i.e., the person from each program to whom the dues or account is set up). Members of the Executive will vote, as the representatives of their member programs. In addition, the Student Member on the Executive Council will have a vote.  Voting is confidential but not anonymous.

3. Voting is typically done electronically. All ballots must be returned to the Secretary within fifteen days of being distributed.

4. The Secretary shall determine the winner of the election by a simple majority of the ballots cast. In the event of a tie, a second voting period will be held, with a minimum of five days to vote. The results will be communicated to the Executive Council and nominees at the end of the election, and will  be announced to the membership at the Annual General Meeting.

5. The Secretary shall submit the ballot results to the next Annual General Meeting, after which they shall be destroyed or deleted upon a simple majority of voting members present at the meeting.

5. Resignations.

1. In the event of the resignation of the Secretary, Treasurer, a Member at Large, or student member, the Executive has the authority to name a Representative of a Member Program to that position for the remainder of the Annual Year.

2. In the event of the resignation of the President, the office of President shall be filled by the President-Elect for the remainder of the Annual Year, and the office of Past-President shall remain unfilled in the subsequent year.

3. If a President-Elect resigns from the Executive, the next election shall elect both the offices of President and President-Elect.

V. Meetings

1. There shall be an Annual General Meeting of all members of Council every year, held in conjunction with the Annual Convention of the Canadian Psychological Association.

2. A quorum for the Annual General Meeting shall be 10% of the membership, exclusive of the Executive.

3. The President shall preside over the Annual General Meeting.

4. The President shall establish an agenda and distribute the agenda to all Members 15 days prior to the Annual General Meeting.

5. The agenda of the Annual General Meeting shall encompass, at minimum, a report of the President, Secretary and Treasurer.

6. Meetings of the Executive may be called from time to time by the President of Council.

1. A quorum for an Executive Meeting shall be three members of the Executive.

VI. Finances

1. The Treasurer is responsible for managing the finances of Council.

2. The President and the Treasurer shall be signing officers for the Council.

3. The Treasurer shall prepare a financial statement of the Council for the past year, a budget for the subsequent year and submit these statements to the Council at its Annual General Meeting.

1. The fiscal year of the Council shall be January 1 to December 31 of a given year.

4. Dues

1. The annual dues for every Member Program shall be determined by vote of the membership.

2. The Treasurer shall distribute a request for dues from every member by March 1 of every year.

3. Dues shall be payable on receipt, and no later than the date of the Annual General Meeting.

4. Members who fail to pay dues for two consecutive years shall have their names struck from the membership list.

1. In order to maintain membership in this circumstance, the member must pay dues for the current and previous years.

VII. Bylaws and Procedures

1. The Council may establish policy and procedures consistent with these bylaws.

2. The Executive may establish policy and procedures consistent with these bylaws, but these policies and procedures remain in effect only until the next Annual General Meeting, at which time they must be ratified by vote of the Council to remain in effect.

3. Amendments.

1. Bylaws may be amended by vote at any Annual General Meeting of Council.

2. Notice of bylaw amendment must be sent to the President 90 days prior to the next Annual General Meeting.

3. The President shall prepare a Notice of Bylaw Amendment that must be circulated to all members of Council sixty days prior to the Annual General Meeting.

4. Representatives of Members Programs who do not attend the Annual General Meeting may provide a written proxy vote to the President regarding bylaw amendments prior to the Annual General Meeting.

VIII. Committees

1. Such committees as are necessary to carry out the functioning of the Council may be created by the Council at the Annual General Meeting, by the Executive, or by the President of the Executive.

2. Such committees will refer to the charge given them by the Council, Executive, or President.

3. Policies and Procedures guiding the committee will be established by the Council according to procedures listed in Section VII.

4. Committees will report to the Executive and the Council annually, and as requested by the Executive or the President

IX. Affiliations

1. The Executive may designate affiliates with other groups and organizations whose aims and objectives are consistent with those of Council.

X. Dissolution

1. The Council may be dissolved by a majority vote of two thirds of the members.

2. A notice of Motion of Dissolution must be sent to all members sixty days prior to an Annual General Meeting.

3. The procedure for conducting a vote of dissolution shall be the same as for making a bylaw amendment.

4. In the event of dissolution, all remaining funds of Council shall be transferred to the Accreditation Panel of the Canadian Psychological Association.

XI. Enablement

1. These bylaws replace all preceding bylaws.

Règlements administratifs

I. Constitution

1. Le Conseil canadien des programmes de psychologie professionnelle est constitué en tant qu’organisation conformément aux règlements administratifs établis aux présentes.

2. Le Conseil canadien des programmes de psychologie professionnelle est constitué en mémoire de Park O. Davidson, Ph.D.

II. Définitions

1. « Conseil » désigne le Conseil canadien des programmes de psychologie professionnelle

2. « membre » désigne soit a) un programme d’études de doctorat en psychologie clinique, en psychologie du counseling, en neuropsychologie ou en psychologie scolaire, soit b) un programme de résidence en psychologie clinique, en psychologie du counseling, en neuropsychologie clinique ou en psychologie scolaire. Le statut de membre est accordé au programme d’études de doctorat d’après le type de diplôme délivré (p. ex., Ph. D., D. Psy) et non au département ou à l’université. Si un établissement ou un organisme offre plus d’un programme de résidence (p. ex., psychologie clinique et neuropsychologie clinique), chaque programme au sein de l’établissement doit adhérer au Conseil.

3. « représentant » désigne une personne désignée, qui détient le droit de vote, qu’elle exerce au nom du programme membre. Chaque programme membre peut avoir un représentant. Cette personne est souvent le directeur de la formation clinique ou le directeur de la formation, mais elle n’est pas tenue de l’être; le directeur peut nommer une autre personne du programme membre pour servir de représentante du programme. Habituellement, seul le représentant d’un programme membre participe aux activités du CCPPP (p. ex., forum de discussion, sondages, discussions ouvertes, etc.).

4. « comité de direction » désigne le comité de direction du Conseil canadien des programmes de psychologie professionnelle

5. « année de cotisation » désigne la période allant du 1^er juin d’une année au 31 mai de l’année suivante.

III. Adhésion

1. Tout programme d’études de doctorat ou tout programme de résidence en psychologie clinique, en psychologie du counseling, en neuropsychologie clinique et en psychologie scolaire offert par une université canadienne, tel que défini au paragraphe II.2, peut faire une demande d’adhésion au Conseil s’il répond aux critères d’adhésion de la Société canadienne de psychologie (SCP) s’appliquant aux établissements. L’une de nos missions consiste à aider les programmes non agréés à obtenir l’agrément; c’est pourquoi tous les membres doivent être admissibles à l’agrément de la SCP.

2. Les demandes d’adhésion écrites doivent être adressées au président du comité de direction. Les programmes de doctorat et les programmes de résidence qui font une demande d’adhésion pour plus d’un programme, tel que défini au paragraphe II.2, doivent présenter des demandes distinctes pour chaque programme.

3. Le président, en concertation avec le comité de direction, accepte ou rejette la demande d’adhésion conformément à la politique et aux procédures établies.

4. Les demandes rejetées peuvent être portées en appel à la prochaine assemblée générale annuelle du Conseil.

5. Les membres paient au Conseil les cotisations annuelles applicables.

6. L’adhésion est valable pour une période d’un an, renouvelable sur paiement des droits de cotisation chaque année suivante.

7. Les membres peuvent annuler leur adhésion en tout temps par avis écrit au président du comité de direction.

IV. Dirigeants

1. Le comité de direction se compose de : un président, un président sortant, un président désigné, un secrétaire, un trésorier, deux membres à titre individuel et un membre étudiant. Au plus deux personnes provenant du même programme membre peuvent siéger en même temps au comité de direction.

Le comité de direction peut nommer un membre d’office chargé de faire la liaison avec d’autres organisations, au besoin.

2. Mandat

1. Les mandats des présidents sont d’un an.

2. Le mandat du secrétaire est de trois ans.

3. Le mandat du trésorier est de trois ans.

4. Les membres à titre individuel effectuent des mandats échelonnés de deux ans.

5. Le mandat du représentant des étudiants est de deux ans.

3. Mises en candidature

1. N’importe quel représentant peut présenter des candidatures aux postes à pourvoir.

2. Les candidatures doivent être transmises au président et être accompagnées d’une déclaration de consentement afin de permettre au candidat de se présenter.

3. Les candidatures doivent être reçues trente jours avant la prochaine assemblée générale annuelle du Conseil.

4. Si plusieurs candidats se présentent aux fonctions de président désigné, de secrétaire, de trésorier, de membre à titre individuel ou de membre étudiant, le secrétaire en exercice doit obtenir des déclarations de candidature de chacun des candidats et tenir des élections.

5. Dans le cas où aucune candidature n’est présentée pour un poste donné, les candidatures à ce poste seront sollicitées à l’assemblée annuelle, et des élections seront tenues, si nécessaire; le cas échéant, le vote se fera à majorité simple.

4. Élections

1. Le secrétaire distribue à tous les membres les déclarations de candidature des candidats accompagnées d’un bulletin de vote. Les déclarations de candidature consistent généralement en une courte biographie et une brève déclaration de l’expérience du candidat en matière de formation professionnelle.

2. Chaque programme membre disposera d’une voix (même si plus d’une personne participe au fil de diffusion du conseil d’administration ou assiste à l’AGA). Le bulletin de vote sera envoyé au représentant du programme membre (c.-à-d. à la personne à qui les cotisations ou le compte sont établis). Les membres du comité de direction voteront en tant que représentants de leur programme membre. De plus, le membre étudiant qui siège au comité de direction disposera d’une voix. Le scrutin est confidentiel, mais les bulletins de vote ne sont pas anonymes.

3. Le vote se fait habituellement par voie électronique. Tous les bulletins de vote doivent être retournés au secrétaire dans les quinze jours suivant leur distribution.

4. Le gagnant des élections, élu à la majorité simple des votes exprimés, est confirmé par le secrétaire. En cas d’égalité, un deuxième tour, prévoyant un minimum de cinq jours pour voter, sera organisé. Les résultats seront communiqués au comité de direction et aux candidats à la fin des élections et seront annoncés aux membres à l’assemblée générale annuelle.

5. Le secrétaire doit présenter les résultats du scrutin à la prochaine assemblée générale annuelle; les bulletins de vote seront ensuite détruits ou supprimés après l’approbation des résultats à majorité simple par les membres votants présents à l’assemblée.

5. Démission

1. En cas de démission du secrétaire, du trésorier, d’un membre à titre individuel ou d’un membre étudiant, le comité de direction a le pouvoir de nommer à ce poste un représentant d’un programme membre qui remplacera pour le reste de l’année de cotisation la personne qui a démissionné.

2. En cas de démission du président, la fonction de président doit être assumée par le président désigné pendant le reste de l’année, et la fonction de président sortant demeurera inoccupée l’année suivante.

3. Si le président désigné démissionne du comité de direction, les postes de président et de président désigné seront soumis au vote aux prochaines élections.

V. Réunions

1. Chaque année, le Conseil devra tenir une assemblée générale annuelle, qui aura lieu conjointement avec le congrès annuel de la Société canadienne de psychologie.

2. Le quorum de l’assemblée générale annuelle est fixé à 10 % des membres, à l’exception du comité de direction.

3. Le président présidera l’assemblée générale annuelle.

4. Le président doit établir l’ordre du jour et distribuer celui-ci à tous les membres quinze jours avant l’assemblée générale annuelle.

5. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit comprendre, au minimum, un rapport du président, du secrétaire et du trésorier.

6. Le président du Conseil peut convoquer, à l’occasion, des réunions du comité de direction.

1. Le quorum des réunions du comité de direction est de trois membres du comité de direction.

VI. Finances

1. Le trésorier est responsable de la gestion des finances du Conseil.

2. Le président et le trésorier sont les signataires autorisés du Conseil.

3. Le trésorier prépare les états financiers du Conseil pour l’année écoulée ainsi que le budget de l’année suivante et présente ces états financiers au Conseil lors de l’assemblée générale annuelle.

1. L’année financière du Conseil couvre la période du 1^er janvier au 31 décembre de la même année.

4. Cotisations

1. Le montant de la cotisation annuelle à payer par chaque programme membre est voté par les membres.

2. Le trésorier distribuera un appel de cotisation à tous les membres avant le 1^er mars de chaque année.

3. Les cotisations sont payables à la réception et au plus tard à la date de l’assemblée générale annuelle.

4. Les membres qui ne paient pas leur cotisation pendant deux années consécutives verront leur nom retiré de la liste des membres.

1. Dans ce cas, pour maintenir son adhésion, le membre devra payer la cotisation de l’année en cours et celle des années précédentes.

VII. Règlements et procédures

1. Le Conseil peut établir des politiques et des procédures conformes aux présents règlements administratifs.

2. Le comité de direction peut établir des politiques et des procédures conformes aux présents règlements, mais ces politiques et ces procédures ne sont en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle, date à laquelle elles devront être ratifiées par un vote afin de le rester.

3. Modifications

1. Les règlements administratifs peuvent être modifiés par un vote lors de toute assemblée générale annuelle du Conseil.

2. Un avis de proposition de modification des règlements administratifs doit être envoyé au président quatre-vingt-dix jours avant la prochaine assemblée générale annuelle.

3. Le président doit préparer l’avis de proposition de modification, qui doit être distribué à tous les membres du Conseil soixante jours avant l’assemblée générale annuelle.

4. Les représentants des programmes membres qui ne peuvent assister à l’assemblée générale annuelle peuvent voter par procuration sur une proposition de modification des règlements administratifs en fournissant au président un formulaire de procuration écrit avant l’assemblée générale annuelle.

VIII. Comités

1. Les comités nécessaires au fonctionnement du Conseil peuvent être créés par le Conseil lors de l’assemblée générale annuelle, par le comité de direction ou par le président du comité de direction.

2. Les responsabilités à remplir par ces comités seront déterminées par le Conseil, le comité de direction ou le président.

3. Les politiques et les procédures qui orienteront le comité seront établies conformément aux procédures énumérées à l’article VII.

4. Chaque année, les comités feront rapport au comité de direction et au Conseil, ainsi qu’à la demande du comité de direction ou du président.

IX. Affiliations

1. Le comité de direction peut désigner des affiliés associés à d’autres groupes et organisations dont les buts et les objectifs cadrent avec ceux du Conseil.

X. Dissolution

1. Le Conseil peut être dissous par un vote majoritaire des deux tiers des membres.

2. Un avis de proposition de dissolution doit être envoyé à tous les membres soixante jours avant l’assemblée générale annuelle.

3. La procédure de vote relative à la dissolution du Conseil est la même que celle qui s’applique à la modification des règlements administratifs.

4. En cas de dissolution, tous les fonds non utilisés du Conseil doivent être transférés au Jury d’agrément de la Société canadienne de psychologie.

XI. Application

1. Les présents règlements administratifs annulent et remplacent tous les règlements administratifs précédents.